Oświadczenie Urzędu Gminy i Miasta Grójec

W piątek 20 listopada w Urzędzie Gminy i Miasta w Grójcu były prowadzone prace porządkowe w pomieszczeniach piwnicznych. Pomieszczenia porządkowano z zalegającej od lat starej, niepotrzebnej makulatury, tj. publikacji papierowych dzienników ustaw zgromadzonych od lat 60-tych, a także z niepotrzebnych, zniszczonych materiałów biurowych. Wszystkie rzeczy wynoszone z budynku do kontenera były sprawdzane przez odpowiedzialnych za te czynności służbowe urzędników.

Kontener miał zostać zabrany przez firmę odbioru odpadów i utylizacji makulatury. Kontener znajdował się na terenie parkingu  urzędu, który jest monitorowany. Sprawa znalezienia archiwalnego segregatora jest wyjaśniana.

Inspektor Ochrony Danych Urzędu Gminy i Miasta w Grójcu zgodnie z obowiązującą procedurą wszczął postępowanie wyjaśniające dotyczące ustalenia, jakich osób fizycznych  oraz w jakim zakresie dotyczy zaistniałe naruszenie bezpieczeństwa danych osobowych. Zgodnie z poczynionymi wstępnymi ustaleniami, w kontenerze znajdował się jeden segregator zawierający dokumenty z 1991roku dot. wskazania lokalizacji inwestycji, prowadzonych przez nieistniejący Referat Gospodarki Przestrzennej i Lokalowej.  W dokumentach tych znajdują się dane osobowe zwykłe, tj. imię i nazwisko oraz adresy do korespondencji, które według wstępnych ustaleń są w wielu przypadkach nieaktualne bądź dotyczą osób nieżyjących, których nie obejmują zasady ochrony danych osobowych wynikające z RODO.  

W Urzędzie Gminy i Miasta w Grójcu wdrożone i stosowane są zasady archiwizacji i niszczenia dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami RODO.

Dalsze działania zależą od wyników prowadzonych, zarówno przez Inspektora Ochrony Danych jak i Policję, postepowań wyjaśniających.